1. OBJETIVO
Desarrollar, interpretar y aplicar la Ley 1581 de 2012, Resolución 70 de 2018 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, para el Tratamiento y protección de datos personales en la Secretaria Jurídica Distrital.
2. ALCANCE
El Manual de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presenta los principios que se deben aplicar a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la Secretaría Jurídica Distrital, considerada como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
3. GLOSARIO
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la f orma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica).
Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumpl en con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un su jeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
DECLARACIÓN DE POLÍTICA
Identificación del Tratamiento de Datos Personales: Para los efectos de la presente política se tendrán como datos de identificación de La Secretaria Jurídica Distrital, los enunciados continuación:
✓ DIRECCIÓN: Carrera 8 No. 10-65
✓ TELEFONO: 3813000
✓ http://www.secretariajuridica.gov.co/
Política de Tratamiento de Datos Personales
La Secretaria Jurídica Distrital para el cumplimiento de sus actividades misionales y administrativas podrá recolectar, eliminar, actualizar, modificar, utilizar, almacenar, transferir y en general realizar diversas operaciones con los Datos Personales. Es tos datos, deberán ser utilizados para la finalidad que se señala a continuación, así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a estos datos por el ejercicio de sus funciones o en cumplimiento de las obligaciones de un contrato, mantendrán el tratamiento dentro de las mismas finalidades, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Propósitos de la Política de Tratamiento de Datos Personales
a. Formulación, adopción, orientación y coordinación de la gerencia jurídica del Distrito
Capital.
b. Definición, adopción y ejecución de las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico del Distrito Capital, conforme a las normas vigentes en la materia.
c. Diseño e implementación las políticas públicas en materia disciplinaria que contribuyan al fortalecimiento institucional, al desarrollo de la Administración Distrital y a la lucha contra la corrupción.
d. Orientación, asesoría y apoyo en la definición de políticas públicas en materia de contratación en las entidades y organismos distritales.
e. Fortalecimiento de la defensa del Distrito Capital en los procesos judiciales y mecanismos de solución de conflictos en las entidades distritales.
Finalidad del Tratamiento de Datos
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de la Secretaria Jurídica Distrital con las siguientes finalidades:
a. Para el fortalecimiento de las relaciones con los ciudadanos, mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR'S) por parte del área de atención al ciudadano y la invitación a eventos, entre otros.
b. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
c. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
d. Realizar trámites propios de la Secretaria Jurídica Distrital, conexos y/o complementarios a su actividad misional.
e. Brindar asistencia técnica.
Directrices Generales
Se establecen las siguientes directrices generales en el tratamiento de datos personales:
a. Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
b. Los Servidores deben acogerse a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses contemplados en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único, capitulo cuarto) para el tratamiento de Datos Personales.
Directrices Específicas
Se establecen las siguientes directrices generales en el tratamiento de datos personales:
a. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. La Secretaria Jurídica Distrital mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
b. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos funcionarios que cuenten con el permiso correspondiente para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
c. La Secretaria Jurídica Distrital autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
d. La Secretaria Jurídica Distrital no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
e. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por La Secretaria Jurídica Distrital como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y La Secretaria Jurídica Distrital haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto por las directrices y lineamientos que para tal fin disponga el área de archivo y gestión documental correspondiente.
f. Cada área de La Secretaria Jurídica Distrital debe evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, para su publicación.
g. Las políticas establecidas por La Secretaria Jurídica Distrital respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuesto s por La Secretaria Jurídica Distrital para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
h. La Secretaria Jurídica Distrital será más rigurosa en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
i. La Secretaria Jurídica Distrital podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
j. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Da tos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con la Secretaria Jurídica Distrital, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con l a normatividad vigente en la materia.
k. La Secretaria Jurídica Distrital divulgará en sus servidores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
l. La Secretaria Jurídica Distrital no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Los directores, jefes de oficina y subdirectores, reportará las bases de datos con información personal que administren e informarán las novedades de su administración al área correspondiente. Igualmente, deberán reportar las nuevas bases de datos que se constituyan.
n. El incumplimiento de las políticas de privacidad y de tratamiento de datos personales, acarreará la interposición de sanciones correspondientes contempladas en el Código Único Disciplinario y normas aplicables concordantes.
o. Los servidores, funcionarios y contratistas que tengan archivos y bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico en equipos de cómputo de la entidad, deberán mantener dicha información en una carpeta identificable e inequívoca, como de uso personal.
Seguridad de los Datos Personales
La Secretaria Jurídica Distrital no responderá en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de sus sistemas de información; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito y que pueda afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen .
La Secretaria Jurídica Distrital, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros minimizan do el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, fallas técnicas. La obligación y responsabilidad de la Secretaria Jurídica Distrital se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.